Colectarea datelor

 

Provocari in colectarea datelor

Colectarea datelor intr-un sistem de raportare de tip Scorecard de performanta poate prezenta adesea provocari unice (Niven, 2005). Una dintre primele dificultati pe care companiile le intampina atunci cand implementeaza un sistem de management al performantei precum este cel bazat pe Balanced Scorecard este identificarea informatiilor pentru toti indicatorii de performanta inclusi in Scorecard. De multe ori, intre 20% si 30% din informatiile care sunt necesare pentru a fi analizate lipsesc. (Niven, 2005; Kaplan & Norton, 1996).

 

Potrivit lui Niven (2005), in astfel de situatii, procesul de colectare si raportare a datelor nu ar trebui oprit, ci mai degraba ar trebui sa fie continuat cu informatiile existente si pregatite deja pentru a fi raportate. Pentru informatiile lipsa, poate fi stabilita in paralel, o noua initiativa, de colectare a informatiilor lipsa.

 

Un aspect important cu privire la indicatorii conceputi si selectati pentru construirea Scorecard-ului de performanta este ca acestia trebuie sa fie usor masurabili si corelati cu capabilitatile organizatiei in raport cu procesul de colectare a datelor. Daca nu se intampla acest lucru, eforturile necesare pentru a simplifica sau chiar a schimba sistemul de raportare si colectare a datelor, pentru a putea face fata cerintelor formulate, pot fi  mult mai substantiale decat initial planificat. In cazul in care organizatia nu este pregatita pentru o asemenea schimbare, este foarte important sa se stabileasca un set de masuri care sa permita obtinerea informatiilor intr-o maniera eficienta (Mackay, 2005).

 

Intr-un sistem de colectare a datelor si de raportare in cadrul Balanced Scorecard, indicatori  cheie de performanta sunt alocati in responsabilitatea mai multor custozi, persoane din organizatie care au acces si sunt abilitate sa ofere informatiile necesare pentru analizarea si raportarea informatiilor.

 

O alta provocare este reprezentata de adunarea informatiilor la timp. Cel mai usor si mai sigur mod de a facilita acest lucru, potrivit lui Niven (2005), este transformarea procesului de colectare si raportare a informatiilor intr-unul cat mai simplu pentru toate partile implicate.

 

Solutii pentru colectarea datelor

In momentul actual exista numeroase sisteme “inteligente” de colectare si raportare a informatiilor. Unele dintre acestea sunt solutii traditionale, dar care pot fi extrem de eficiente atunci cand sunt folosite in mod corect (ca de exemplu solutia Microsoft Excel); altele sunt sisteme automatizate, mai performante.  Aceste sisteme automatizate pot varia de la software-ul standard, la cel adaptat in functie de particularitatile Balanced Scorecard.

 

In cazul in care este utilizat un sistem "low tech", pot fi inserate legaturile automate in sistemele de colectare a informatiilor, facilitandu-se astfel trimiterea informatiilor la timp. Niven (2005) considera ca dezvoltarea si distribuirea unui formular standardizat pentru colectarea informatiilor va imbunatati si simplifica sistemul de colectare a informatiilor. Astfel de formulare standardizate pot fi usor transmise celor care sunt responsabili cu colectarea si pastrarea datele, acestia urmand sa le completeze si sa le trimita inapoi in timpul necesar.

 

In cazurile in care se opteaza pentru un sistem automatizat, procesul de colectare al informatiilor poate fi si mai mult simplificat, administratorul de sistem urmand doar sa taciliteze transferul datele catre sistemul de raportare (Niven, 2005).

 

Referinte

  • Niven, P. (2005), Maintaining the Balanced Scorecard. An excerpt from Balanced Scorecard step by step, Perform Magazine, Vol. 2, No. 2, pp 13-19.
  • Kaplan, R. & Norton, D. (1996), The Balanced Scorecard: translating strategy into action, Harvard Business Scholl Press, Boston, MA.
  • Mackay, A. (2005), A practitioner’s guide to the Balanced Scorecard, Research Report, The Chartered Institute of Management Accountants (CIMA).

Sistemul BSC : Utilizare

Catalogul de Produse si Servicii 2013
Software managementul performantei
smartKPIs Premium

Carti de Managementul Performantei