BSC si Managementul Proiectelor

 

Implementarea sistemului de management al performantei bazat pe Balanced Scorecard (BSC) necesita, de obicei, implicarea angajatilor din diferite departamente, coordonarea mai multor echipe si managementul unui volum extensiv de resurse. Prin urmare, managementul proiectelor este una dintre activitatile critice care trebuie realizate pentru a se putea asigura ca implementarile BSC sunt facute la timp, corect si in limitele bugetului  alocat (Papalexandris et al., 2005).

 

BSC si metodologiile de management al proiectelor

In scopul coordonarii intr-un mediu controlat al implementarii sistemului Balanced Scorecard, diferite metodologii de management al proiectelor sunt disponibile pentru utilizare. Doua dintre cele mai populare metodologii utilizate cu succes in implementarile BSC sunt PMBOK si Prince2.

 

Indiferent de tipul de proiect, prin aplicarea principiilor si a bunelor practici in managementul proiectelor, se creaza reale sanse ca organizatiile:

  • Sa se bucure de proiecte realizate la timp si in limitele bugetului
  • Sa furnizeze produse de calitate care ii vor multumi pe clienti sau pe utilizatorii finali
  • Sa se asigure ca membrii echipei implicate in proiect vor finaliza proiectul cu abilitati imbunatatite, cu un sentiment al realizarii si al satisfactiei personale (eab group, 2010).

 

Obstacole in managementul proiectelor de implementare a sistemului BSC  

Potrivit lui Papalexandris et al. (2005), chiar si acolo unde introducerea Balanced Scorecardului implica proiecte de dimensiuni relativ mici, nu se poate evita intotdeauna inregistrarea de abateri semnificative in raport cu  bugetul si costurile proiectului. Printre cele mai comune cauze de abateri de la  coordonatele proiectelor de implementare a sistemului Balanced Scorecard se pot enumera:  

  • Planificare superficiala a proiectului si alocarea de prioritati divergente in randul membrilor echipei implicate in proiect.
  • Costuri excesive datorita implementarii tehnologiilor suport necesare pentru colectarea si calcularea indicatorilor de performanta in cadrul Balanced Scorecard.

 

BSC si procesul managementului proiectelor

Desi un anumit numar de etape specifice implementarilor sistemului BSC trebuie sa fie urmarite pe parcursul implementarii Balanced Scorecard; per ansamblu, un proiect Balanced Scorecard ar trebui sa treaca prin procesele de programare, bugetare si alocare de resurse si sa vizeze initierea, executarea, controlul si inchiderea proiectului (Papalexandris et al., 2005). In plus, ar trebui sa includa evaluari de proiect si revizuiri post-implementarie ale sistemului Balanced Scorecard.

 

Proiecte in cadrul proiectului BSC

In timp ce implementarea Balanced Scorecard este un proiect in sine, introducerea sa da nastere la dezvoltarea, prioritizarea si lansarea mai multor initiative strategice. Initiativele strategice sunt proiecte care sunt initiate cu scopul de a sustine procesul de management al performantei la nivel strategic si pot varia in scala, domeniu de aplicare si complexitate. Pentru a putea mentine lucrurile pe directia urmarita, si pentru a identifica modalitatea in care activitatile progreseaza si se aliniaza la programul general, este recomandata punerea in aplicare a unui proces de management al proiectelor bine definit.

 

Sistemul de management al activitatilor

O modalitate de a mentine toate proiectele pe directia dorita si de a facilita intelegerea modului in care initiativele au avut un impact asupra performantei generale a organizatiei este prin utilizarea sistemului de management al activitatilor (Fluin & Peters, 2007). Managementul activitatilor indeplineste cerintele monitorizarii initativelor planificate prin:

  • Asistarea mentinerii performantei organizationale sub control
  • Furnizarea unei metode transparente, structurate si organizate pentru analizarea strategiilor
  • Realinierea  si permiterea ca obiectivele strategice ale organizatiei sa fie indeplinite intr-un mod eficace si eficient (Fluin & Peters, 2007).

 

Managementul portofoliului de proiecte

O metodologie populara utilizata pentru managementul unui set multiplu de proiecte este Managementul Portofoliului de Proiecte (PPM – Project Portfolio Management). Managementul Portofoliului de Proiecte  este conceput sa asiste organizatiile in obtinerea si vizualizarea informatiilor referitoare la toate proiectele derulate. Deasemenea Managementul Portofoliului de Proiecte poate ajuta organizatiile in procesul de sortare si priorizare a fiecarui proiect in functie de anumite criterii, cum ar fi valoarea strategica, impactul asupra resurselor si costul.

 

In general, companiile au mai multe initiative concurente pe care intentioneaza sa le implementeze. Cu toate acestea, avand in vedere ca de cele mai multe ori resursele si bugetele organizatiilor sunt limitate este necesar sa se apeleze la un proces de selectie si prioritizare a acestor initiative/proiecte.

 

Un management al portofoliului de proiecte eficient ajuta organizatiile sa alinieze volumul de munca pe care il presupun proiectele astfel incat sa se indeplineasca obiectivele strategice, in timp ce resursele limitate sunt utilizate in cel mai eficient mod.

 

Referinte

Sistemul BSC : BSC si alte concepte

Catalogul de Produse si Servicii 2013
Software managementul performantei
smartKPIs Premium

Carti de Managementul Performantei